"Was Du heute kannst besorgen, sparst Du Dir an Arbeit morgen! Lernprozesse im Digitalisierungsworkflow"

Seit 2018 läuft, unter der Federführung der Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg, das Digitalisierungsprojekt Hamburger Kulturgut im Netz – kurz HaKiN. Die Scanaufträge und die Bearbeitung der Struktur- und Metadaten werden überwiegend an Fremdfirmen vergeben.  Besonders wertvolle Bestände bearbeitet die hauseigene Medienwerkstatt. Beteiligt sind bisher etwa 30 Hamburger Institutionen mit mannigfaltigen Beständen.

Bei einem Massendurchlauf von zirka 3000 Titeln im Jahr ist eine gute Vor- und Nachbereitung keine leichte Aufgabe. Die Medienvielfalt reicht von der einfachen Monographie über Zeitschriften, Handschriften, Tagebücher, Fotos, Statistiken bis hin zu Einblattdrucken. Die Erfassungsgrundlage der Metadaten in den Katalogen ist sehr unterschiedlich und muss, um eine Vorgangsbearbeitung mit der Software Kitodo möglich zu machen, bisweilen aufwendig angepasst werden. In besonderen Fällen wird per Autopsie direkt in den Einrichtungen katalogisiert.

In der analogen Welt gilt es, Arbeitsprozesse mit allen Partner zu koordinieren und die Medien so bereitzustellen, dass ein gemeinsames Verständnis mit den Dienstleistern hergestellt wird, wie Titel und Vorgänge zusammenhängen. Dies klingt zunächst banal, ist es aber oft nicht. Last but not least müssen die Anforderungen an die Struktur- und Metadatenbearbeitung individuell dem Material angepasst - und den Bearbeiter*innen in den Fremdfirmen vermittelt werden.

Vor jedem neuen Auftrag werden die Erfahrungen aus vorherigen Projekten reflektiert und die Arbeitsschritte nach dem Motto „Learning by doing“ angepasst. Unterm Strich hat sich gezeigt, dass eine gute Vorbereitung weniger Fehler und damit Zeitersparnis bei der Nachbereitung bedeutet.

Britta Warda (Projektkoordination) und Magdalena Eberle (Katalogisierung und Kitodobearbeitung) von der SUB Hamburg stellen in ihrem Beitrag den Workflow für die praktische Umsetzung vor, benennen besondere Herausforderungen und freuen sich über einen Erfahrungsaustausch mit Kolleg*innen anderer Häuser!